Sari Hildén aloitti viime toukokuussa Postilla Head of Transformation and Development -roolissa, tarkoituksenaan ketteröittää Postin toimintaa. Hanke on lähtenyt käyntiin hyvin ja tarjonnut sekä lukuisia onnistumiskokemuksia että oppeja eri puolilta organisaatiota. Nyt Sari kertoo meille hyväksi havaitut vinkkinsä, joiden avulla organisaation ketteröittäminen onnistuu!

1. Pilko haasteet sopivan pieniksi

Suurin oppi organisaation ketteröittämisessä – tai missä tahansa organisaation toimintamuutoksessa – on se, että ei kannata rakentaa turhan yksityiskohtaista ja hienoa järjestelmää ennen kuin se otetaan käyttöön. Haasteet kannattaa aina pilkkoa pieniksi osiksi, kokeilla muutoksia mahdollisimman pian ja kehittää niitä jatkuvasti palautteen pohjalta yhdessä niiden kanssa, joita muutos koskee.

Tärkeintä on edetä pikkuhiljaa, ja kehittää toimintaa parhaita käytäntöjä jakamalla. On turhaa kehitellä puoli vuotta täydellistä ratkaisua, joka ei välttämättä toimi käytännössä.

2. Kuuntele muita

Postilla organisaation ketteröittäminen aloitettiin haastattelemalla henkilöstöä ja sidosryhmiä siitä, minkälaisia haasteita he kohtaavat työssään. Tarkoituksena oli löytää niitä seikkoja, joihin ketteröittämisessä tulisi ensisijaisesti keskittyä.

Kuuntelu auttaa Sarin mukaan myös mahdollisen vastarinnan kanssa. Monet vastustavat muutosta, mutta heidän kanssaan kannattaa jutella avoimesti ja etsiä syyt vastarinnan takana. Usein taustalla vaikuttavat syyt johtuvat loppujen lopuksi täysin muista asioista, ja ongelmat saadaan käännettyä positiivisiksi ratkaisuiksi.

3. Tee vain välttämättömät muutokset

Kolmas vinkki on se, että toteutetaan ainoastaan välttämätön. Tärkeintä onkin tunnistaa Minimum Viable Product, eli mikä on se minimi, jolla organisaation ketteröittäminen etenee.

Liian pitkälle viety teoretisointi ei kannata, vaan kaiken tulisi perustua siihen, että asioita kokeillaan käytännössä. Epäonnistuneista kokeiluista opitaan ja parannetaan toimintaa, onnistumiset jaetaan eteenpäin. Siten saadaan  ihmiset innostettua mukaan!

4. Luo yhteinen kieli

Yhteinen kieli on tärkeä muutosprojekteissa. Postilla on esimerkiksi luotu sanasto, jossa määritellään mistä puhutaan, kun puhutaan vaikkapa portfoliosta tai agilesta. Yksi tärkeimmistä asioista onkin tietoisuuden lisääminen: se, että ihmiset tietävät, mitä ketteryys tarkoittaa, ja ymmärtävät sen, että se koskee koko organisaatiota.

Myös koulutukset ja workshopit on muokattu Postin kielelle – näin pidetään huoli siitä, että samasta asiasta puhutaan samoilla termeillä!

5. Jaa tietoa

Postilla organisaation ketteröittäminen on aloitettu erilaisten koulutusohjelmien avulla. Koulutuksien tueksi on myös muodostettu valmentajista koostuva tukiverkosto, joka auttaa tiimejä ketteröittämään omaa tekemistään.

Muutoksen tavoitteena on toteuttaa ketteröittämishanketta eripuolilla organisaatiota. Tarkoituksena on antaa yksiköille ketteryyden suuntaviivat, joita he saavat kehittää itse eteenpäin omiin tarpeihinsa sopiviksi. Parhaita käytäntöjä jaetaan muille erilaisten roolien ja tiimien yhteisissä tapaamisissa.

Viestiä pitää myös toistaa useita kanavia pitkin – silloin se menee parhaiten perille!

 

Jos teillä on suunnitteilla organisaation ketteröittämis- tai muutoshanke, kannattaa ehdottomasti tulla kuuntelemaan Sarin puhetta siitä, miten organisaation ketteröittäminen on Postilla sujunut. Sari lupasi nimittäin jakaa puheessaan lisää oppeja ja neuvoja, joista on varmasti hyötyä myös muille samojen asioiden kanssa painiskeleville. 

Share This